就活|内定式、準備は万端?用意しておきたい持ち物・準備しておきたい事

いよいよ内定式!つまり、多くの方が入社まであと半年となった、ということになりますね。ワクワクしている方、ややブルーな方、実はまだどの企業に行くか悩んでいる方、様々かと思います。色々な思いと共に内定式に参加されるかと思いますが、さて、内定式に臨むにあたっての準備は万端でしょうか?こちらでは、いち採用担当者として内定式に向けた準備物(アイテム)についてご紹介したいと思います。是非、準備を万端に整え参加して頂ければと思います。

もし、欠けているもの・準備が出来ていないものがあれば直ぐに手配・準備しましょう。

【前提】まず、内定式とは、内定式の内容は?

内定式は「内定通知」を授与し、「内定承諾」を得ることが企業の目的

内定式の主目的は内定通知・内定承諾書の収集となりますが、その他にも企業としては様々な目的をもって様々なプログラムを用意しています。これは企業それぞれでしょう。

よくある内定式行われることは、

・内定者の自己紹介
・内定者同士の交流を深める何らかのグループワーク
・先輩社員との交流を通した会社理解・人脈形成
・幹部からのメッセージ等を通した惹きつけ・意識向上
・交流を深めるための懇親会
・施設見学会
・TOEIC、適正検査等の何らかのテスト

等々です。

内定者と社員との交流会などでは、内定者から先輩に対しての質問タイミングなども用意されているでしょう。

【前提】内定式、開催される時期は?

内定式は企業では10月1日(10月の第一営業日)で行われることが多い。

これは、過去は経団連、現在は政府主導によって要請がされている就職・採用活動の日程があり、それに基づき、正式な内定日は卒業・修了年度の10月1日以降と定められているためになります。そのため、企業としては内定者の囲い込みの意味も含めて10月1日に実施をするところが多いです。

もちろん、企業側の都合によって10月初旬、中旬、場合によっては下旬に開催がされる、なんてこともあるでしょう。時期についてはしっかりと企業に確認をすることが必要です。企業によっては内定式の開催はせず、内定通知と内定承諾書の提出を郵送でやりとりのみをするところもあるでしょう。

【前提】内定式が行われる目的は?

内定式の目的は、

・内定を正式に通知するための式典
・内定通知書、承諾書を交わすことによる入社への双方の約束
・入社に向けた意識醸成
・未だ入社を迷っているかもしれない学生への惹きつけ
・内定者同士の交流(絆の形成)
・幹部(役員)への内定者の周知

等々になります。前述の行われる内容によっても若干その目的は異なってきますが、概ねこの通りと考えます。

内定式、準備物リスト(マストアイテム)

基本的に、内定式への案内と共に持ち物についても企業側から案内がありますの、企業から指示があった持ち物は全てマストアイテムです。

絶対マストは企業から指示された提出物

・卒業見込証明書
・成績証明書
・内定承諾書

等々様々なものが企業から指示される提出物として考えられますが、これらは忘れてはならないマストなものです。

※後述しますがこれらはクリアファイルに入れておくことが望ましいです。

筆記用具

基本的には、黒のボールペンがその中でも必須の筆記用具として考えられますが、念のために、各種揃えておくのが良いと考えます。ボールペン(黒)に加え、シャープペンシル、消しゴム、ボールペン(赤)まであると安心できるでしょう。そう言った意味では、ボールペンは三色ボールペンが便利かもしれません。

個人的にはジェットストリームがおすすめです。

印鑑

印鑑は何かと必要です。既に所持されている方は多いかと思いますが、しっかりと持っていくのも忘れない様にしましょう。企業からの指示がなくとも持っておくのが良いです。印鑑は、書類の書き損じの際の訂正印や、内定承諾書への押印、交通費精算の際の捺印等様々な書類で使用されることが想定されます。

交通費の領収書等

もし、交通費が会社負担の場合、精算に伴って領収書等が必須となる可能性があります。そのため、新幹線や飛行機などでの移動をした人はその領収書をしっかりととっておくことが望ましいです。

スケジュール帳・メモ帳

内定式以降の流れについてもこの日に説明があるでしょう。もちろん、企業によっては全ての案内を紙にまとめて配布をしてくれるところもあるかと思いますが、「情報共有が口頭のみ」の連絡ももちろんあるでしょう。この場合、スケジュール帳・メモ帳は必要不可欠な存在となります。

想定シーン

企業から内定式に書類が配布され…

企業
入寮希望調査票は○月○日までに必ず出してくださいね。
配属希望票は△月△日までです。・・・については・・・

と企業の採用担当者から矢継ぎ早にある指示を受け止める必要があります。

A4サイズの書類が入るバッグ

就職活動にて準備をした方も多いでしょう。既にお持ちであればこのタイミングで改めて用意する必要はありません。ただ、もし持っていない人はやはり用意をしておいた方が良いでしょう。内定式では様々なものが企業から配布される可能性もあります。各種申請用紙はもちろん、場合によっては入社までの事前学習のための何らかの書籍・書類も配布されるかもしれません。とにかく、最低限A4サイズの書類が入るバッグをしっかりと用意しておきましょう。

その他身の回り品ももちろんマスト

持ち物は基本的には、ビジネス(業界・職種等)に則した雰囲気に合わせるようにしましょう。内定式という式典の場ですので、派手なものは避け、落ち着いた柄・色合いのもので準備するようにしましょう。

腕時計

最近では時間の確認もスマホで…という方が増えてきているかと思いますが、まだまだ腕 時計の必要性は根強く残っていると感じます。やはり、何気ない瞬間に時間を確認するとき腕時計で確認をするのが適切ですしスマートです。”相手”からはスマホを見ている”あなた”の姿は時間を確認しているのか、通知を確認しているのかはわかりません。

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折りたたみ傘

備えあれば憂いなし。折りたたみ傘です。梅雨が明けたとはいえ油断はできません。突然のにわか雨に遭遇する可能性だってゼロではありません。折りたたみ傘をひとつカバンに忍ばせているだけでそんな心配からは解放されます。

ハンカチ・ティッシュ

身だしなみのうちですね。実際、緊張から汗をかく方も多くいます、そんな時に汗をハンカチで拭う。そんなシーンも人によってはあるかもしれません。落ち着いた柄・色のハンカチを一枚、合わせてティッシュも持っておくと安心ですね。

内定式、あったら尚良い準備物リスト(サブアイテム)

朱肉

これは、企業側でも用意していることが多いと思います。そのため、企業側から特別もってこいとの案内はないと考えます。ただ、人数分朱肉を用意しているわけではないので、もし、この朱肉を持ってきている学生がいて、「みなさんもどうぞ」なんて人がいた際には、個人的には”出来るな”と思います。

しかし、一方で”印鑑”と言えば、”朱肉”も当然一緒に持ってくるだろうと考えているケースもあります。そんな観点からも、朱肉はあった方が良いでしょう。

※印鑑ケースに朱肉がついてる、なんてこともありますが、この印鑑ケースについているインクは往々にして乾いてしまっているケースも多いです。出来れば用意しておきましょう。

クリアファイル

書類を持っていく時もそうですし、受け取ったあともそうです。やはり、企業とやり取りの際に渡す・受取る書類は適切に保管する必要があります。大切な書類に汚れが付着したり、極端に折れ曲がってしまったりを防止するためです。少し厚口のが便利と考えます。郵送の際にも活用出来ますので、用意しておいて損はありません。

これもやはり、書類の郵送を学生の方から受ける時、封筒を開けた際、書類がクリアファイルに入って丁寧な形で送られてくると「出来るな」と感じます。

内定式、準備するのは”物”だけじゃない!準備しておきたい”事”

内定式の準備、”物”に意識がいきがちではないかと思いますが、実は必要な準備は”物”だけにはとどまりません。

当日の集合日時・集合場所の確認

内定式の場所は”初めていく場所”であることもあると考えます。特にこの様な場合事前の確認はマストになります。Googleマップ等でその場所に行くまでのイメージを事前にしっかりと持っておくことは最低限です。

”場所”がわかっても、それが大きなビルである場合、その指示された一角に行き着くまでがまた大変なんてこともあったりします。

そう言った意味では、もし可能なのであれば、集合の1~2時間前には現地入りをして、場所を一度視認してた上で残りの時間をどこかカフェなどで過ごし、時間が近づいてきたら受付に行くということも段取りとしてありと考えます。

自己紹介の準備

”自己紹介”この時間が事前に設けられているのかいないのかは企業次第ですが、”自己紹介”ですので、事前アナウンスの有無にかかわらず企業側は極めて気軽に突発的にそれをふってくる可能性もあります。内定式の中で、若しくは、その後の懇親会の場で等、唐突に、「では、せっかくですのでみなさんそれぞれ自己紹介していただきましょうか。」なんてことは往々にしてあり得ます。

いきなり当日「自己紹介させられるなんて、そんな話聞いてなかった」と思わない様に、しっかりと心の準備及び、そのタイミングがあったら何と自己紹介するかについてもしっかりと準備をしておきましょう。

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先輩社員等への質問の準備

もし、先輩社員との座談会などが組まれている場合、予めどんなことを聞こうかを準備しておくと良いでしょう。座談会は企業側が内定者の不安払拭や先輩社員との交流のために用意してくれています、その場で、”先輩社員に対して何も質問がない・しない”という姿勢は、”あなた”の意欲が疑われてしまう可能性があります。

企業
(○○さん、せっかくの先輩社員と話す機会なのに、一切質問しないな…。興味ないのかな?何も心配事ないのかな…大丈夫かな…。馴染めるかな…。)

と色々思われてしまいます。

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必要に応じその他準備(適性検査・TOEIC対策等)

一例としては、例えば、内定式と同日に企業において何らかの試験などが実施される場合はその対策も必要不可欠です。企業によっては再度適性検査を受けさせる企業や、TOEICを受けさせる企業等々があります。この”試験”はただ何の理由もなく実施しているわけではなく、何らかの企業の意図があって実施されているものです。そのため、準備なしに臨むことはお勧めできません。以下記事にて、内定式におけるTOEICの位置付けについてもご紹介していますので合わせて参考にして頂けますと幸いです。

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