就活|内定式、開催案内の連絡が来ない!いつ来る?企業にメール・電話してもよい?

10月、多くの企業で「内定式」が開催されます。毎年ニュースでも見かける風物詩でもありますね。さて、そんな内定式、案内がなかなか来なくてやきもきしている方もいるのではないでしょうか?何よりも大学・大学院の授業に、アルバイトの予定に…といろいろある中で、開催日は出来るだけ早く知りたい!と思っている方も多いでしょう。ここではいち採用担当者として、企業からの内定式の連絡がなかなか来ない訳とその様な場合どうしたら良いのかについてご紹介します。

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まず、内定式とは、内定式の内容は?

内定式は「内定通知」を授与し、「内定承諾」を得ることが企業の目的

内定式の主目的は内定通知・内定承諾書の収集となりますが、その他にも企業としては様々な目的をもって様々なプログラムを用意しています。これは企業それぞれでしょう。

よくある内定式行われることは、

・内定者の自己紹介
・内定者同士の交流を深める何らかのグループワーク
・先輩社員との交流を通した会社理解・人脈形成
・幹部からのメッセージ等を通した惹きつけ・意識向上
・交流を深めるための懇親会
・施設見学会
・TOEIC、適正検査等の何らかのテスト

等々です。

内定者と社員との交流会などでは、内定者から先輩に対しての質問タイミングなども用意されているでしょう。この際はある程度準備をして臨む必要もあります。

内定式、開催される時期は?

内定式は企業では10月1日(10月の第一営業日)で行われることが多い。

これは、過去は経団連、現在は政府主導によって要請がされている就職・採用活動の日程があり、それに基づき、正式な内定日は卒業・修了年度の10月1日以降と定められているためになります。そのため、企業としては内定者の囲い込みの意味も含めて10月1日に実施をするところが多いです。

もちろん、企業側の都合によって10月初旬、中旬、場合によっては下旬に開催がされる、なんてこともあるでしょう。時期についてはしっかりと企業に確認をすることが必要です。企業によっては内定式の開催はせず、内定通知と内定承諾書の提出を郵送でやりとりのみをするところもあるでしょう。

内定式、そもそも”ある”?”ない”?

前述の通り、内定式の実施は必ずしもしなければならないものではありません。企業の判断によっては内定式を実施しない企業もあるでしょう。規模の小さい企業であればあるほどその傾向は強い様子にあります。”内定式”というスタイルに拘る必要も正直ないため、懇親会の実施や何らかのその他のイベントととして実施する企業もあると考えます。また、通年採用がデフォルトの様な企業ですと、わざわざ10月に集める理由というのもなくなってきます。

ただ、通常、内定式がある場合は、選考プロセスの中でその存在が示唆されていると考えます。”ない”ことが当たり前の企業はもしかしたら”ない”ことにすら言及しない可能性もゼロではありません。

内定式、開催案内の連絡は”いつ”来る?

総じて、

開催の1ヶ月前が目安

と考えます。もちろん、これよりも早くから連絡をする企業、直前に連絡がある企業等々、それは企業によって様々でしょう。

「企業によってはいついつ迄に内定式に関する案内をします。」と事前に知らせてくれる企業もあるかと思います。その様な場合は、内定式開催日にかかわらず、企業が予定している日までには基本的に案内があるでしょう。

内定式、開催案内の連絡が来ない理由

これは基本的には企業側に事情があるケースがほとんどです。

① 採用担当者が調整に手間取り連絡が遅れている

多くの企業が開催案内が遅くなっている理由はじつはこれではないかと邪推します。内定式の開催には非常に多くの調整が事前になされています。日付をただ決めれば良いだけではないのです。昨今でこそオンライン内定式も一般的になってきましたが、やはり対面で実施しているところも多いと考えます。

外部会場で実施する様な企業の場合は会場を先に抑える必要があるためむしろ早めに日程は決まっているかもしれません。社内の会場を手配する場合は、その調整からが企業側のスタートです。

・会場手配
・幹部(役員)のスケジュール手配
・先輩社員の予定確保
・施設見学の関係者との段取り

等々、企業は内定式のコンテンツ次第によって様々な準備をする必要があります。他の仕事もこなしつつ、内定式の準備もする…という状態になっています。(しかも、既に次の新卒採用の対応も始まっており、8月・9月は夏季インターンシップなどの対応もしています。)

② 企業と”あなた”の時間感覚のズレ

これは企業やその担当者に左右される部分も多くありますが、内定式の案内を”いつ”出すか…。例えばやや乱暴ですが「遅くとも2週間前までに案内を出せれば良いのでは」と企業側が考えていた場合、もし、”あなた”が「1ヶ月前には来ると思っていたのにまだ来ない」となっていると、そこにギャップがある可能性があります。

※いち人事としての感覚は1ヶ月前に開催案内をしたいと思っています。

さて、一例ですが、2021年度(2022年卒)は以下の通り、8月末時点で3割(3人に1人)はまだ内定式の連絡が来ていない、ということになります。

内々定保有者に、入社予定先企業から内定式に関して連絡が来ているか聞いたところ、現時点で実施の有無や詳細についての連絡を受けていないと回答した割合は75.6% (「実施するが、詳細は未定という連絡がきている(38.2%)」+「まだ連絡が来ていない(33.6%)」+「実施するかどうか検討中という連絡がきた(3.8%)」の合計)となった。一方、8月末時点で「実施形式など詳細について連絡を受けている」という学生は21.2%であった。

内容:マイナビ 2022年卒大学生 活動実態調査(8月)
調査期間:2021年8月25日~8月31日
調査対象:マイナビ2022会員のうち「2022年春」に卒業予定の大学生・大学院生
調査方法:マイナビ2022会員にメール告知・WEBフォームにて回答
有効回答数:のべ4,795名

https://career-research.mynavi.jp/reserch/20210907_14913/

※2021年度はコロナ禍でもありやや例外的ではあることはご承知ください。

③ 内定式の開催日が遅いから、連絡が来ない

「10月中に内定式を開催します」と一言で言っても、10月も1日~31日まで幅があります。開催日は10月1日なり第1営業日が一般的と申し上げましたが、必ずしもそうではない企業もあります。例えば、10月1日等は年度の下期の開始のため別業務で忙しいなんてこともあるでしょう。そうなると、10月半ばに内定式を実施、なんてことを通例としている企業があってもおかしくはありません。

つまり、10月半ばに内定式を実施する企業からすると、開催案内はその1ヶ月前だったとしても、9月半ばに案内をしている、という運用になりえます。

④ ギリギリまで採用活動を続けているため

企業によっては、8月、9月まで採用活動を続けている企業もあります。(もちろん、”秋”(9月~11月)採用をする企業もあります。)さて、その様な場合、9月の採用選考合格者まで含めて内定式の案内を一律に案内をしたいと目論んでいることもあります。その他の既合格者には先に案内を出せば良いではないか、という意見は当然と思いますが。採用担当者によってはやはり、一度に案内を出したいという思いが心の中にあります。そのため、ギリギリまで採用選考を進めて、内定式の案内をする合格者をしっかりと固めた上で、一度に案内をする、という段取りで進めている可能性があります。この場合、内定式の開催案内が遅く感じることになるでしょう。

番外:”あなた”の確認漏れ?改めてメールボックスを確認を

「”迷惑メールBOX”に入っていました。失礼しました。」というケースです。「まさか迷惑メールに振り分けられているとは思わなかった」ということは理解出来ますが、その可能性は是非あらかじめ確認した上で企業に連絡を取ってほしいと考えます。

番外:他のメールアドレスの確認も!

もう一つは、メールアドレスを2つ3つ使い分けており、そして企業側にその複数のアドレスを教えている場合です。ケースとしてよくあるのは、大学のメールアドレスと私用のメールアドレスの2つを企業に教えている…そして、企業からはどちらか片方にしか連絡は入れていない状態で、そちらのメールアドレスをチェックしていなかった。なんてケースです。こちらも企業に共有したアドレスは全てしっかりと確認していただくのが良いと考えます。

内定式、開催案内の連絡が来なくて不安な場合

① まずは”同期”に連絡・確認をしてみる

もし、内々定者で既に知り合いになっている人(≒同期)がいればその人にも聞いてみましょう。きっと、十中八九、”あなた”に連絡が来ていないということは、その人にも連絡は来ていないでしょう。そういった状況がわかると少し安心出るかもしれません。誰にも来ていない場合は、もう少し、待ってみるということも良いと考えます。

② 企業の担当者に確認をしてみる(メール)

そんなこと問い合わせていいのか?と思う方もいるかもしれませんが、良いんです!”あなた”は内々定者でおそらくもうその企業への入社も決めているはずです。決めていなくとも、遠慮なく連絡をしましょう。

件名:(○◯大学 ○○)内定式の日程に関しての確認

○○株式会社
採用担当者様

お世話になっております。
先日、御社から内々定を頂きました○○大学 ○○と申します。
突然の連絡失礼いたします。

大変恐縮なのですが、内定式の日程に関してご教示頂ければと思いメールをいたしました。

私事で申し訳ないのですが、大学での卒業に向け単位取得に際して必須な授業がありその日と重ならないかを心配しております。お忙しいところ申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

=======
★★大学 商学部 商学科
◆◆ ◆◆
Mail:xxxxx@xxxxx.xxx
Tel:080‐XXXX‐XXXX
=======

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③ 企業の担当者に確認をしてみる(電話)

どうしても急ぎで確認をしたい場合は、電話での確認もありです。

あなた
御社から内々定を頂戴しました○○大学、○○と申します。突然のお電話失礼いたします。採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか?
企業
はい。採用担当の◯◯です。いかがいたしましたか?
あなた
お忙しいところ申し訳ありませんが今お時間少々よろしいでしょうか?
企業
はい。大丈夫です。
あなた
大学院での研究発表のために10月に2、3日ほど不在にしなければならないため、内定式の日程と重なってしまっていないか心配になりお電話してしまいました。内定式はいつ頃開催される予定でしょうか?
企業
内定式は、10月○日に開催予定です。研究発表はいつですか?重なっていませんかね?万が一重なってしまっていても、その際は研究発表を優先してくださって構いません。
あなた
ありがとうございます。10月△日〜のため、重なっておりませんでした。お騒がせし申し訳ありませんでした。
企業
それは良かったです。内定式の当日お会いできることを楽しみにしております。どうぞ宜しくお願いいたします。
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さいごに

合格した後、入社前にある一番大きなイベントがこの内定式と考えます。内定式の内容は企業によって様々でしょう。また、この日は、所謂”同期”とも交流が深められる日にもなります。是非、楽しんで参加して頂ければと思います。もし、内定を複数持っていて迷っている方は、この一緒に働く”同期”も企業を選ぶに際して重要な要素の一つともなるかもしれません…。最後まで悔いのない就活が出来る様祈念いたします。

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