就活|内定式、交通費は支給対象?個人負担?宿泊費は?前泊・後泊は認められる?

就職活動、何かとお金がかかりますね。今ではWeb面接も市民権を得て、企業の説明会もオンラインが当たり前になってだいぶ学生側からしても就活にかかかる費用は下がったのではないかと考えます。とは言っても、都度都度かかる費用はその都度気になると考えます。ここでは、特に「内定式」について、それに関わる交通費・宿泊費についていち採用担当としての見解をご紹介いたします。

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【前提】まず、内定式とは、内定式の内容は?

内定式は「内定通知」を授与し、「内定承諾」を得ることが企業の主目的

内定式の主目的は内定通知・内定承諾書の収集となりますが、その他にも企業としては様々な目的をもって様々なプログラムを用意しています。これは企業それぞれでしょう。

よくある内定式行われることは、

・内定者の自己紹介
・内定者同士の交流を深める何らかのグループワーク
・先輩社員との交流を通した会社理解・人脈形成
・幹部からのメッセージ等を通した惹きつけ・意識向上
・交流を深めるための懇親会
・施設見学会
・TOEIC、適正検査等の何らかのテスト

等々です。

内定者と社員との交流会などでは、内定者から先輩に対しての質問タイミングなども用意されているでしょう。

【前提】内定式、開催される時期は?

内定式は企業では10月1日(10月の第一営業日)で行われることが多い。

これは、過去は経団連、現在は政府主導によって要請がされている就職・採用活動の日程があり、それに基づき、正式な内定日は卒業・修了年度の10月1日以降と定められているためになります。そのため、企業としては内定者の囲い込みの意味も含めて10月1日に実施をするところが多いです。

もちろん、企業側の都合によって10月初旬、中旬、場合によっては下旬に開催がされる、なんてこともあるでしょう。時期についてはしっかりと企業に確認をすることが必要です。企業によっては内定式の開催はせず、内定通知と内定承諾書の提出を郵送でやりとりのみをするところもあるでしょう。

【前提】内定式が行われる目的は?

内定式の目的は、

・内定を正式に通知するための式典
・内定通知書、承諾書を交わすことによる入社への双方の約束
・入社に向けた意識醸成
・未だ入社を迷っているかもしれない学生への惹きつけ
・内定者同士の交流(絆の形成)
・幹部(役員)への内定者の周知

等々になります。前述の行われる内容によっても若干その目的は異なってきますが、概ねこの通りと考えます。

内定式、交通費・宿泊費は支給される?

企業次第

内定式への参加に対して企業が交通費・宿泊費を支給しなければならない義務というのは存在しません。そのため、この費用が支給されるか・されないかは完全に企業次第となります。

しかし、内定式は企業が学生(内定者)を自社に招待して行うセレモニーとも言えます、正直、その招待者(内定者)への交通費を支給しないというのは、いかがなものか…と一人事としては思います。もちろん、企業毎に事情はあるとは考えますが。

※これが入社日に行われる「入社式」であれば当然支給対象と考えます。何故なら入社日をもって基本的に内定者ではなく”社員”となります。社員の入社式参加のための出勤/出張であるためです。

内定式、交通費・宿泊費が支給されるかは何でわかる?

案内状・案内メール等の企業からの案内

企業からの内定式の案内の中には、その日時、場所はもちろんのこと、当日の服装・持ち物等々各種指示が記載されているはずです。その中のひとつの項目として、交通費・宿泊費に関する支給についても記載がなされていると考えます。

交通費・宿泊費に関する記載がない場合は?

記載がない場合、支給がされない可能性があります。ただ、可能性として最終面接で交通費の支給があった企業などは内定式でも支給があるのではないかと推測します。しかし、確たることは企業に確認するしかありません。

※確認については後述致します。

内定式、交通費の支給パターンは様々

一方で、支給されると言ってもそのパターンは企業によって様々です、全額企業が負担するパターンと一部企業が負担するパターンがあるでしょう。

パターン① 全額企業負担

全額企業負担と言っても細かいルールは企業からガイドがあるでしょう。一般的な感覚として、新幹線のグリーン車は対象外、飛行機はエコノミークラス等です。この”一般的な感覚”をもとに論じると、「合理的な経路」で「合理的な手段」の上での全額企業負担ということとなります。いずれにしても、ガイドは企業からあると考えます。

パターン② 定額支給

一律で定額を支給するという企業もあると考えます。しかし、この場合は近い人には”得”をすることになり、遠方の人が”損”となる可能性があるため、あまり用いられていないのではないかと考えます。ただ、内定者全員分の全額の交通費を負担出来る余力が企業にない場合は、一律で千円等の支給をすることも考えられます。

パターン③ 地域毎の定額支給

地域毎に定額支給としている企業もあるでしょう。自社(内定式の開催場所)を起点として、例えば、起点を東京都とすれば、一都三県は千円、その他関東圏は三千円、その他地方は1万円等というようなイメージです。企業として、事務の手間も省けること、かつ内定者全員に対してしっかりと一定の負担が出来ることから取り入れている企業もあります。多めに見積もってお釣りが来るほどの定額支給とする企業と、ギリギリないし人によってはやや足が出てしまう人がいる水準の企業もあったり、”定額”とひとことで言っても様々と考えます。

パターン④ 長距離移動部分のみを企業負担

新幹線や飛行機等の部分のみを企業が負担し、それ以外の部分は個人で負担をしてもらう、というパターンです。大きな費用負担となるところを企業がサポートし、おそらく少額で済むであろう、その他の移動部分の費用を個人負担としてもらうという方法になります。

内定式、宿泊費(前泊・後泊)の支給パターンも様々

必要性の有無にかかわらず、前泊・後泊までを負担してくれる気前の良い企業ももちろんあるでしょう。ただ、企業によってはそもそも宿泊が想定していないケースもあるでしょう。

パターン① 宿泊費の支給は原則なし

内定式がお昼頃から開催される等、全員が当日移動で集合が可能であり、当日中に戻ることができることを前提として宿泊費の支給はなしとしている企業もあると考えます。

パターン② 事情に応じて宿泊費は支給

内定式が朝から開催の場合、会場と住まいの関係性によ内定者によっては始発で出ても間に合わない!なんてケースが想定されます。そのような場合、それは止むを得ない事情として、前日入り(前泊)を認めるという企業です。もちろん、場合によっては朝3時に起きて始発(朝の4時台)に乗れば行けます…なんてあまりに早くに起床しなければならない場合も、宿泊は認められる可能性は高いのではないかと考えます。

後泊も同様です。夜に会社主催の懇親会などが予定されており、懇親会への参加まで鑑みると当日中の帰宅が困難な場合は後泊分の宿泊費を会社負担とする等です。

パターン③ 事情にかかわらず1泊分は企業負担

せっかく遠方から来るのだから1泊くらいは会社が負担しましょうという太っ腹な考え方です。遠方の方であれば内定式のついでに、入社後に自分が住もうと思っている周辺地域の下見をしたいと思う人もいるかもしれませんし、せっかくだから観光したいと思う人もいるかもしれません、内定者同士で有志で夜に飲みに行ったりすることも考えられますね。いずれにしても、企業として1泊は補助しましょう、というパターンです。

内定式、交通費・宿泊費の支給有無がわからない場合は思い切って聞いてみよう!

さて、交通費・宿泊費について支給されるかどうかわからない場合は企業に直接問い合わせることをおすすめします。聞きづらさを感じるかもしれませんが、聞かないことには分りません。

確認の際のポイントは
・支給されるのが当たり前というスタンスで聞かないように
・支給れないことを非難している様に聞こえないように
等々です。

交通費・宿泊費の支給有無についてメールで確認

件名:(○◯大学 ○○)内定式に関するご質問

○○株式会社
採用担当様

平素よりお世話になっております。
御社より内々定を頂戴しております、○○大学 ○○と申します。
この度は内定式の件について確認したいことがありメールをさせていただきました。

大変つかぬことで恐縮なのですが、内定式におきまして、交通費・宿泊費は支給されますでしょうか?
私個人の都合で大変申し訳ありませんが、遠方に住んでいることもあり、ある程度纏まった額が必要となりますので、もし個人負担の場合は予め準備をしたいと考えております。

不躾な質問で申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

===========
○○大学 ○○学部 ○○学科
○○ ○○
XXX-XXXX-XXXX
E-mail:
===========

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あなた
もしもし、お世話になっております。御社より内々定をいただいております、○○大学の○○と申します。内定式に関してお伺いしたいことがありお電話いたしました。採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか?
企業
はい。採用担当です。いかがしましたでしょうか?
あなた
大変つかぬことで恐縮なのですが、先日ご案内いただいた内定式に関しまして…交通費・宿泊費の取り扱いについて確認させて頂きたいと思いまして…今般の内定式では交通費・宿泊費は支給されますでしょうか…?
企業
はい。ご心配・ご不安にさせてしまい申し訳ありません。交通費についてはもちろん支給させて頂きます。領収書を忘れないようにお持ちください。宿泊費については、例えば始発でも開始に間に合わない、または式終了後に終電に間に合わないという場合に1泊分を支給いたします。
あなた
ありがとうございます。当日中の移動が出来そうですので、交通費のみの精算となると理解出来ました。ありがとうございます。
企業
はい。よろしくお願いします。当日お会いできることを楽しみにしております。
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内定式、交通費・宿泊費の支給がある場合に注意しておくこと

基本的には企業の指示に従えば良いのではありますが、指示をされていなくても、以下2点を注意しておいていただくのが良いと考えます。

出来る限り、領収書を取得しておく。

これは大切なことです。企業によって、”実費”(かかった費用)を支給としている場合、そのエビデンスとして領収書ないしレシートが必要になってきます。

また、精算にあたっては、押印を求められる可能性があります。そのため、

印鑑もしっかりと持っていく

ことをおすすめします。

内定式、交通費・宿泊費が出ない場合は、参加は”あなた”次第

参加辞退も企業は理解をしてくれるでしょう…先立つものがなければ仕方がありません。新幹線ひとつとっても、大阪–東京間で往復約3万円、その他交通費・宿泊費等々までいれたら合計5万円ほどにもなるでしょう。もし新幹線ではなく、飛行機が必要な場合さらに費用はかかる可能性が高いでしょう。もちろん、深夜バスを使うなど工夫の余地はあります。

内定式に参加することで得られること、内定式を欠席することで失うことを天秤にかけて判断する必要があると考えます。

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さいごに

就職活動において、遠方に住んでいる方にとっては交通費・宿泊費は何かと気になる要素ですよね。対面の面接ですら、交通費は出してもらえるのだろうか?と気になって仕方がなかったのではないかと考えます。最近はWeb面接も主流とはなってきましたので、なおさら、交通費・宿泊費の支給有無について”気になる度合い”も高まるのではないかと考えます。

企業からの支給対象であることを願って以上と致します。

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