就活|入社式、開催案内の連絡が来ない!いつ来る?企業にメール・電話してもよい?

学校を卒業し社会人になる一歩の大きなイベントである入社式、その案内がなかなかこないことはとても不安ではないかと考えます。ここではいち人事担当者として、入社式の開催案内の連絡がなかなか来ない、一体いつになったら来るのか?という疑問・不安についてお答えしたいと思います。また、そのような場合に企業に問い合わせても良いのか?そしてその問合せ方まで参考にご紹介いたします。参考になれば幸いです。

まず、入社式とは、入社式の内容は?

入社式は新入社員を迎え入れるために行われるセレモニーです。主に企業の一員としての自覚を持たせるために行われるものです。その他にも企業としては様々な目的をもって様々なプログラムを用意しています。これは企業それぞれでしょう。

よくある入社式(ないし入社式当日)に行われることは、

・社長(役員)挨拶、祝辞
・新入社員挨拶
・記念撮影

等々です。

式とはまた別の建て付けで、入社手続きはもちろんとして、その他先輩社員との座談会・懇親会や、経営幹部を交えた懇親会などが開催されることもあるでしょう。新入社員と先輩社員との交流会などでは、新入社員から先輩に対しての質問タイミングなども用意されているでしょう。※この際はある程度準備をして臨む必要もあります。

そして、会社の事務的な話としては何よりも「労働(雇用)契約締結」が手続き上の必須項目としてあげられます。

入社式、いつ開催される?

入社式は企業では4月1日(4月の第一営業日)で行われることが多い。

これは、日本における学校の年度と合わせていることから4月1日での入社式が一般的になっていると考えられます。3月に卒業をし4月に入社をする、極めて自然な流れですね。しかしながら、最近は企業の採用も多様化し、外国の大学出身者の採用や、通年採用・通年入社などを実施している企業もあります。そして、学生の卒業時期も昔以上に多様化しており例えば9月卒業なんてことも珍しく無くなってきました。そのような場合は、4月に加えて10月にも入社式を行なっている企業もあったりします。もちろん、4月以前の3月中に実施する企業や、4月1日ではなく4月”中”に実施する企業もあったりします。

また、4月1日は企業においても新しい年度の始まりである場合が多いです。特に、上場企業などでは会計年度が3月期決算に設定されてるところも多いです。そのため、4月1日は年度はじめのキックオフなどその他のイベントを行なっている企業もありえます。そのような場合、必ずしも4月1日が入社式ではなく翌日の2日に実施なんて企業もあったります。

入社式、開催案内の連絡は”いつ”来る?

総じて、開催の1ヶ月程度が目安

と考えます。もちろん、これよりも早くから連絡をする企業、直前に連絡がある企業等々、それは企業によって様々でしょう。特に、入社式に際して、最終的な卒業証明書や成績証明書の提出を求めたり何か準備が必要な指示が企業からある場合は企業側もその準備が可能なように余裕をもって事前に連絡をくれるであろうと考えます。

逆に言えば後述もしますが、特別準備もなく、しっかり会社に来さえすれば良い程度である場合は直前まで連絡が来ないことも想定されます。そう言った意味で1ヶ月程度、つまり幅を見ると1.5ヶ月前〜2週間前程度ではなかろうかと考えます。

企業によっては「いついつ迄に入社式に関する案内をします。」と事前に明確に知らせてくれる企業もあるかと思います。内定式などの場でそのような話があるのではないかと考えます。その様な場合は、入社式開催日にかかわらず、企業が予定している日までには基本的に案内があるでしょう。

入社式、開催案内の連絡が来ない理由

① 採用担当者が検討・調整や他の仕事に手間取り連絡が遅れている

入社式の開催には非常に多くの調整が事前になされています。昨今でこそオンライン入社式も一般的になってきましたが、やはり対面で実施しているところも多いと考えます。外部会場で実施する様な企業の場合は会場を先に抑える必要があるためむしろ早めに日程は決まっているかもしれません。社内の会場を手配する場合は、その調整からが企業側のスタートです。

・会場手配
・幹部(役員)のスケジュール手配
・先輩社員の予定確保
・その他関係者との段取り

等々、企業は入社式のコンテンツ次第によって様々な準備をする必要があります。これらのコンテンツの検討に時間がかかり、なかなか内容をFIXすることができない、なんて場合、連絡が遅れしまうこととなります。

② 企業と”あなた”の時間感覚のズレ

これは企業やその担当者に左右される部分も多くありますが、入社式の案内を”いつ”出すか…。例えばやや乱暴ですが「遅くとも2週間前までに案内を出せれば良いのでは」と企業側が考えていた場合、もし、”あなた”が「1ヶ月前には来ると思っていたのにまだ来ない」となっていると、そこにギャップがある可能性があります。

これはもしかしたら過ごしている”時間””世界”が異なると言うこともあるかもしれません…流石に2月・3月ともなると卒業も決まり、時間的な余裕が出てきている学生の方も多いと考えます。そして、4月の入社を見据えて気持ちもそちらに強く向いていると考えます。

しかしながら、企業の人事担当者は2月・3月はお察しの通り今度は翌年度の採用活動に勤しんでいるところ真っ最中となります。既に入社が決まって、4月1日に出社することが事実上決まっている内定者への案内は多少待ってもらっても大丈夫とも思っているかもしれません。

※いち人事としての感覚は1ヶ月前に開催案内をしたいと思っています。

③ 入社式の案内は直前で良いと思っているから

内定式などがあれば当然、その後のスケジュールというのも言及されているでしょう。その際に、4月まで集まる機会がなければ、「次にお会いするのは4月1日の入社式ですね。」なんて言葉もあるかもしれません。そのような言葉はなくとも、入社式は一般的な感覚として4月1日に実施されるだろう、という共通認識が内定者・企業含めあるとも考えられていると考えます。

さて、そうなると日付は決まっているわけです。もしかしたら、厳密には入社”式”の日取りは入社”日”とは異なるかもしれませんが、基本的に初日は4月1日は明白であろう…。そうなると、4月1日に関する連絡が1週間前で何が問題あるのか?ということです。特に予め準備するものがないとすると尚更です。

確かに待っている側としては心配にもなりますし、不安にもなりますし、やきもきするかもしれません。しかし、4月1日入社と決まっているのです。4月1日から社員となるので、言い方はさておきその日はもう会社に捧げる日なのです。となると、4月1日は「何時にどこどこにきてください」なんて連絡は1週間前でもなんら不都合はお互いにないわけです。

乱暴かもしれませんが、そのように考えている人事担当者もいてもおかしくはありません。

番外:”あなた”の確認漏れ?改めてメールボックスを確認を

企業としては連絡をしていたのに、「”迷惑メールBOX”に入っていました。失礼しました。」というケースです。「まさか迷惑メールに振り分けられているとは思わなかった」ということは理解出来ますが、その可能性は是非あらかじめ確認した上で企業に連絡を取ってほしいと考えます。

番外:他のメールアドレスの確認も!

もう一つは、メールアドレスを2つ3つ使い分けており、そして企業側にその複数のアドレスを教えている場合です。ケースとしてよくあるのは、大学のメールアドレスと私用のメールアドレスの2つを企業に教えている…そして、企業からはどちらか片方にしか連絡は入れていない状態で、そちらのメールアドレスをチェックしていなかった。なんてケースです。こちらも企業に共有したアドレスは全てしっかりと確認していただくのが良いと考えます。

入社式、開催案内の連絡が来なくて不安な場合

① まずは”同期”に連絡・確認をしてみる

もし、内定式等を通して既に知り合いになっている人(同期)がいればその人にも聞いてみましょう。いきなり企業に連絡を入れるよりもハードルは圧倒的に低い対応です。きっと、十中八九、”あなた”に連絡が来ていないということは、その人にも連絡は来ていないでしょう。そういった状況がわかると少し安心出るかもしれません。誰にも来ていない場合は、もう少し、待ってみるということも良いと考えます。

② 企業の担当者に確認をしてみる(メール)

そんなこと問い合わせていいのか?と思う方もいるかもしれませんが、良いんです!”あなた”は内定者で4月1日をもってその企業の社員(一員)となるわけです。わからないことを問い合わせるのは当然です。

件名:(○◯大学 ○○)入社式に関しての確認

○○株式会社
採用担当者様

お世話になっております。内定者の○○大学 ○○です。
突然の連絡失礼いたします。
入社式の詳細に関してご教示頂ければと思いメールをいたしました。

私事で大変恐縮なのですが、知見を広めるために3月中に2週間ほど海外へ一人旅に出ることを計画しております。そのため、何か必要な準備等あれば予め準備をしておきたいと考えております。

申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

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★★大学 商学部 商学科
◆◆ ◆◆
Mail:xxxxx@xxxxx.xxx
Tel:080‐XXXX‐XXXX
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③ 企業の担当者に確認をしてみる(電話)

どうしても急ぎで確認をしたい場合は、電話での確認もありです。

あなた
御社より内定をいただいております、○○大学 ○○と申します。突然のお電話失礼いたします。採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか?
企業
はい。採用担当の◯◯です。いかがいたしましたか?
あなた
お忙しいところ申し訳ありませんが今お時間少々よろしいでしょうか?
企業
はい。大丈夫です。
あなた

入社式に関して教えていただきたいのですが、4月1日に入社式が開催されると思っているのですが、それまでに何か準備が必要なもの等はありますでしょうか?卒業も無事に確定しましたので、3月中旬・下旬は実家に帰りたいと考えており、もし何か卒業証明書等必要なものがあれば予め準備を進めたいと思っておりまして…。

企業

はい。入社式には卒業証明書や成績証明書をもってきてもらう必要がありますので、その準備はお願いします。その他、特別準備が必要なものはありません。4月1日の詳細についてはまた別途ご連絡しますので少々お待ちください。

あなた
はい。承知いたしました。ありがとうございます。
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さいごに

入社式、社会人生活の最初の一歩を踏み出す日ですね…緊張、不安、期待、ワクワク、ドキドキ、色々な気持ちが入り混じっているのではないでしょうか。これからは会社で新入社員となり、最初の1年は初めてのことだらけで特に色々な壁にぶち当たるかもしれません。辛いこともあるかもしれませんが、是非前向きに頑張って欲しいと考えます。

皆さんの社会人生活が良いものになることを祈念して以上と致します。

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