【就活】内定辞退の方法はメール?電話?どうしたらいい?

新卒の求人倍率はここ数年1.8倍程度で推移しており、いわゆる売り手市場が続いています。そんな中、人によっては複数の企業から内定をもらい、どこにするか、そして、どう内定を辞退したら良いのかを悩む方も多いのではないでしょうか。ここでは内定辞退に関して、タイミング、その方法等についてお話したいと思います。

内定辞退のタイミングは?

企業のためを思っていただけるのであれば、内々定を受けて以降出来るだけ早いタイミングで辞退を申し出てもらえると大変助かります。企業は辞退者が出たら再募集をかけなければならないため、内定辞退の申し出が遅くなればなるほど企業としては迷惑を被ることとなります。

また、新卒であれば無用なトラブルを避けるためにも、10月以前の正式内定になる前に辞退を申し出るのがよいと考えます。10月以降、かつ内定承諾後の辞退も法的には問題ありませんが、企業によっては極めて高圧的に迫ってくる企業もある可能性があります。そんな無用なトラブルに巻き込まれるリスクを避けるためにも、早めの連絡をするのがベストです。

内定辞退の方法は?

電話?

色々な意見がありますが、まだ現時点、一般的な方法はやはり電話での連絡なのではと感じます。企業側としても就活生のために多くの下準備をし、そして自社での活躍を期待したからこそ、内定をオファーしたわけです。それに最後の最後に謝意を表すためにも丁寧に電話で辞退を申し出るのがスマートです。

ただ、電話がマストとは思っておりません。メールでも丁寧に連絡すれば問題ありません。電話で連絡をいただけたら、採用担当者としても辞退の理由等を聞くこともでき、会社としてその後の採用活動へ活かしていくことが出来るので、お礼の気持ちも込めて、しっかりと辞退理由も述べてもらえると助かります。

メール?

中々直接話して言うのは気まずい…。そんな人はメールで辞退を申し出るのも全く問題ありません。そもそも会社によっては電話で辞退の連絡をしても、結局は最終的には改めてメールでくれ。という企業も多く存在します。

もちろん、辞退メールをした後、企業から電話がかかってきて、根掘り葉掘り辞退理由・辞退先を口頭で確認されることもあるかと思います。場合によっては引きとめにあうかもしれません。しっかりと、電話口でもメールでご連絡させていただいた通り…と辞退の旨をしっかり述べてください。

メールが望ましいと考えるのは、電話だけだと、最悪お互い言った・言わない、の世界になるからです。以前、困ったケースは、電話で辞退を受け付けたにも関わらず、後から「内定辞退を告げたつもりはなかった、辞退とは言っていない」という話があり…。それ以来、うちでは必ず、メールで残すようにしています。

手紙?

手紙も方法の一つではありますが、そこまでの必要はないと考えます。非常に丁寧に辞退を申し出てくれたな、と思いはしますが、そこまで丁寧にする必要はありません。企業側の実務的な都合で言うと、辞退はなるだけ早く連絡が欲しいです。そのため、電話またはメールが、第一報としてはベストです。そのうえで、個人としてどうしても電話・メールだけではなく、手紙でも伝えたいということでしたらそれは是非していただいて問題ありません。

選考の感謝を綴った手紙を頂けたら頂けたで、辞退にはなってしまったものの自分のしてきた仕事に感謝してもらえた感じがし、採用担当者も間違いなく嬉しくは思ってくれるとは思います。

直接訪問?

直接の訪問は基本的に必要ありません。そもそもアポイントなしでいきなり訪問されるのはまずもって迷惑です。かといって、辞退の申し出をするために訪問したい、という連絡があったらこちらとして丁重にお断りし、電話ないしメールにてその旨連絡くださいとします。

会社によっては内定辞退を申し出ると、会社に来るように言われることもあるかと思います。それは、主に内定辞退を思いとどまるように説得するためですので、それなりのしっかりとした明確な意思をもって訪問すると良いでしょう。

もし、人材紹介を使っていたらそのエージェント経由

もし、人材紹介会社(エージェント)経由で活動を行い内定に至った場合、エージェント経由で内定辞退を伝えるのが一般的な方法です。この場合は、難しく考える必要は全くなく、エージェントに辞退したい旨を述べて、エージェントから会社へ辞退を伝えてもらえば問題ありません。

まとめ

一番適していると考える方法は、電話で辞退の旨しっかりと担当者に申し出たうえで、最後には御礼かねて改めてメールで辞退の連絡を入れる。というのが良いと考えます。辞退メールのひな型はいくらでも検索すれば出てくるかと思います。採用担当者として、わがままを言わせてもらうとすると、それ(ひな型)を活用しつつも+αで2,3行でも自分なりの言葉を入れてくれると嬉しいです。採用担当者としては、これでもかというくらい似たような辞退メールを見ることも多いので…。
(但し、エージェント経由の場合はエージェント経由です。)