【転職】書類選考の結果連絡が遅い理由と対処法【人事の見解】

転職活動を始めると色々小さなトラブルにも遭遇します。そのひとつが応募した企業に書類を提出したにもかかわらずその合否の結果連絡がなかなか来ない。なんてことは良く遭遇しうる悩みのひとつだと考えます。実際に、中途採用を担当しているいち人事として書類選考が遅いことへのお詫びの気持ちとともに、何故書類選考の結果連絡が遅いのか、その理由とそんな時の対処法をご紹介したいと思います。

一般的に書類選考にかかる期間はどの程度か?

募集要項で、選考フローをクリアにしている企業もあります。
・書類選考後1週間以内に合否の連絡をいたします。
一番わかりやすいですね。期限内に合格ないし不合格をしっかりと連絡してくれるところです。
・選考結果は合格の方には1週間以内に連絡いたします。
つまり言い換えると、不合格には連絡しません。1週間以内に連絡がなかったら不合格ということですね。
・選考結果は合格の方にのみ連絡いたします。
期限を切らずに、「合格者のみ連絡」としている企業もあります。
等々

記載は様々かもしれませんが、実は多くの求人が書類選考についていつまでに行われて、いつまでに連絡をくれるのかくれないのか、まで言及されていないのが現状です。

一般的には、書類選考にかかる期間〜結果連絡までは

1週間~2週間程度が一つの目安と考えます。

短いところであれば即日判断・即日結果連絡もありますし、長いところでは1ヶ月近く書類選考〜結果連絡に時間がかるところもあるでしょう。

いち人事の見解

私個人は1週間(5営業日)以内を目処に対応しています。長くて2週間(10営業日)以内です。そのため、正直、3週間、1ヶ月書類選考にかかる感覚はわかりません。何をそんなに慎重に書類選考をしているのか、と感じてしまいます。頂いた、履歴書・職務経歴書以上のことは話を聞いてみないとわかりませんし、書類選考にそれだけ時間をかけると逆に優秀な人には他社に先に取られてしまうと考えるからです。そのため企業側としても書類選考に時間をかけるメリットはあまりないと考えています。

何故、書類選考に時間がかかるのか?その理由

理由① 採用担当者が忙しいから

中小規模の企業になってくると、採用を専任で担当している社員はおらず、採用業務の他に様々な人事・総務業務を担当しているケースが多いです。そうなると他業務が忙しくなると、書類審査にパワーをさくことができずに、対応が遅れがちになってしまうケースもままあります。

採用担当者が忙しいから、は理由のひとつとして十分に考えられます。

私自身通常もいち採用担当として経験としてありますが、業務に加えて中途採用の案件が10件程度募集が重なった時はかなり色々な連絡がギリギリにならざるをえませんでした。

また、採用担当者が忙しいと類似した理由として、書類選考先が”職場”であれば”職場”の書類選考責任者が忙しいから、といったこともありえます。

理由② ある程度書類が集まってから選考をしたいから

これも多少あり得ます。例えば、募集を始めて間もないと、1件、2件程度の応募しかない、なんてことも往々にしてあります。しかし、せっかく採用するからには複数名を面接してその中でも一番良い人を採用したい、というのが企業側の本音でもあります。こんな場合はある程度書類が集まるまで書類選考をしないor結果判断を遅らせる、ということをしていることがあります。

理由③ 他の候補者との兼ね合い

既に選考プロセス上、先に進んでいる有力な候補者がいる場合など、その決着がつくまで、他の候補者の選考をホールドして握っている場合があります。その有力な候補者が合格となり、企業からの内定を受諾してもらえるまで一定の期間が当然あります。その候補者が合格になれば企業側としては採用活動終了になりますが、もし辞退された場合、採用活動を継続しなければなりません。そのため、書類選考である程度の答えは出ていても、万が一のために合否を伝えないで保留している場合があります。

理由④ 関係者が多く書類審査に時間がかかる

採用担当者が書類合否を判断するのではなく、募集元の部署が書類選考を行なっている場合など関係者が多いことで書類選考に時間がかかってる場合があります。

①応募者から採用担当者が書類を受け取る
②採用担当者から職場の責任者に履歴書・職務経歴書を転送する。
③職場内で関係者に履歴書・職務経歴書が展開される。
④職場内で書類選考合否の判断がされる
⑤職場から採用担当者へ合否の連絡
⑥採用担当者から応募者へ結果の連絡

といった具合です。

これらが全てそれぞれ1、2営業日かかるだけで平気であっという間に1週間、2週間が過ぎてしまうなんてことがあります。

理由⑤ 不合格だから連絡がない

前述しましたが、企業によっては不合格者に対して連絡をしない。というケースもあります。連絡をしない理由にも考えられるケースは複数あり得ますが、
・書類がたくさんきており、1件1件に不合格連絡をするだけの余力(時間)がない。
・もしかしたら万が一にも、採用がうまくかなかった場合、1ヶ月後2ヶ月後に繰り上げで合格をだす可能性を残しておきたい
等々です。

いずれにしても、何ヶ月も連絡を放置するような企業、不合格連絡先をしてくれないような企業(※募集要件に不合格者へは連絡しない等の旨断りがあればまだ別ですが)への入社は考え直した方が良いのではと思います。

書類選考の結果が遅い場合の対処法(こちらから会社に連絡をしても良いか?)

これは、転職サイトや企業HPから直接応募をしているのか、転職エージェントを活用しているのかによって連絡をとるときの対応が変わってきます。

ここでは、転職サイト・企業HP経由で個人で直接応募をしている場合です。どうしてもその企業の選考をしっかりと受けたいと思っていれば、メールで問い合わせてみましょう。

ただし、前述の通り1週間~2週間は書類選考に時間がかかってもおかしくはないため、
余程の事情がない限り、1週間~2週間以内でのフォローは行うべきではありません。
採用担当者からすれば、”確認中ですから”と心証を損ないかねません。

2週間を過ぎて3週間、1ヶ月ともなった場合には問い合わせをしてみても良いと考えます。

問い合わせの際の文章は?謙虚に下手にを忘れずに。

先方に問い合わせの際は、企業に非があるのはもちろんと思いますが、ここはグッと堪えていただき、謙虚に連絡をするようにしていただくことをおすすめします。

NG例

お世話になっております。○○です。
先日、貴社の営業職の中途採用案件に応募させていただきました。
他社選考の兼ね合いもあり、早めに結果が知りたいのですが、
状況いかがでしょうか?

OK例

お世話になっております。○○です。
○月○日に、貴社の営業職の中途採用案件に応募させて頂きました。
現在、書類につきご確認いただいているところとは思いますが、
結果についてこちらの不手際で行き違いになってしまっているかもしれない
と思い、ご連絡させて頂きました。

もし書類に何か不備等ありましたら速やかに訂正させて頂きますので、
ご指摘いただけますと幸甚です。

大変不躾な連絡となり誠に恐縮ですが、
貴社を第一志望にて転職活動をすすめておりますため、
何卒よろしくお願いいたします。

NG例なんかですと、企業側からすると、”あなた”の他社選考のスケジュールなんて知りません。他にも候補者がいるのになぜ”あなた”だけに配慮をしないといけないのでしょうか?ということにもなりかねません。選考途中はまだ選ぶ側の企業が優位ですのでやはり謙虚に行くのが得策です。ただ、合格(内定)が出れば今度は対等、ないし候補者側の方が立場は上になり得ますので、ここはグッと堪えましょう。

書類選考結果が確実に欲しいなら転職エージェントが絶対おすすめ

この書類選考結果がなかなかもらえない。なんてことで悩んだことがある人、悩んでいる人、そんな悩みを抱えたくない人は転職エージェントを使うことをおすすめします。

何故なら、書類選考結果についてエージェントが企業をフォローしてくれるためです。

転職エージェント
○○さんの書類をお送りして1週間が経ちましたが書類選考の状況はいかがでしょうか?
○○さんですが、御社を強く志望しており、是非、よろしくお願いいたします。
人事
も、申し訳ありません。まだ書類選考が進められておりませんでした…。3日以内には結果についてご連絡いたしますので、もうしばしお時間ください…

なんてやりとりがあり得ます。

以下の通り、大所の転職エージェントをご紹介します。
まずは、少なくとも転職活動においては1社大手エージェントの活用をおすすめします。
それだけで、転職市場における様々な情報、転職にあたってのアドバイスを受けることができます。

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さいごに

残念ですが、書類選考の結果連絡が遅い場合、どんな理由で遅くなっているのかを明確に知る術はありません。そして、その書類選考スピードをなんとか早めてもらうということもなかなか難しいのが実情です。どうしても、選考を受けたい企業からの選考結果が遅い場合は、自分なりに待てるラインを引いて、そのラインを超えたら確認してみるのが良いでしょう。ただし、勇気がいるでしょうし、連絡がそこまで遅くなっているということは「不合格」である可能性も高く、自分で自分の不合格という結果を引き出してしまったということにもなりかねませんが、そこは覚悟の上でお願いいたします。