就活・転職|Web面接のURLが送られてこない!いつ送られてくる?当日?対処法は?

就活、コロナをきっかけに一気に色々な会社がこれまで対面で実施していた面接をWebに切り替える動きが出ました。ここで、出てきた新しい悩み事・心配事・トラブルの一つがこれ、「Web面接のURLが送られてこない」という件です。もしかしたら自分に落ち度があったりしたのでは…と、企業をフォローしても良いのか悩みますし、ただでさえ企業をフォローするのは気が引けますね。さてこちらでは、いち採用担当者の視点から「Web面接のURLが送られてこない場合の対処法」について紹介したいと思います。

Web面接、URLはいつ頃送られてくるのか?

面接日が決まってからその前日までに送付がされてくるケースが多いと考えます。

ただ、正直なところ面接日が決まったのがギリギリのタイミングならさておき、1週間も2週間も前に面接日が決まっているのに、いつくるかわからないミーティングURLが前日までこない…というのは正直、不安いっぱいですよね。

Web面接、URLが送られてこない場合の対処法

まずは間違いなく届いていないかの再確認

仕事の場面でも良くある話ですね。「○社さんとの明日の打ち合わせのURL届いてないですね?」「あ、迷惑フォルダに入ってました。」なんてケースです。まずは、改めて、自身の受信フォルダ(迷惑フォルダ含む)をチェックし直すことが大切です。

もし、企業側からはしっかりと送っていたことが判明した場合は印象の悪化にもつながりますし、企業側に不要な手間をかけることにもなってしまいます。

システムからの自動送信される形でのメールである可能性もありますので、注意して探す必要があります。URLではなく、使用するツール名と部屋のルームIDとパスワードという場合もありえます。

面接前日の場合は一旦はメールでの確認も可!

面接の前日の場合はメールで確認を送っておくことが良いと考えます。

メール例文

件名:(ご確認)○月○日 ○時~ Web面接URLに関する件(”氏名”)

○○株式会社 ご担当社様
お世話になっております。

明日、○月○日 ○時より面接の機会を頂戴しております、”氏名”です。
連絡が行き違いになってしまっておりましたら大変恐縮なのですが、
Web面接の際のURLの案内について頂戴出来たらと思い連絡差し上げました。

当日にお送りいただく予定でございましたら、急かしてしまい大変申し訳ございません。
明日はどうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

・そもそも既に送っていますが、という場合のための弁明
・そもそも当日URLを送っているという運用をしている企業への配慮
の2点がなされていると良いと考えます。ただ、フォローするだけでは前述の場合、企業側から悪印象をもたれる可能性もリスクとしてあります。

面接当日の場合は電話を!

前日にメールを打つことで当日の朝には企業から返信が届いていることを本来であれば期待したいところではありますが、必ずしもそううまくいくこともなかったり、”あなた”自身がURLが来ていないことに気づくのが面接日当日ということもあるかもしれません。

その場合は、電話をしましょう。

あなた
本日、○時~から御社の面接を予定しております、○○と申します。恐れ入りますが、採用担当者の方はいらっしゃいますでしょうか?
企業
はい。採用担当です。いかがいたしましたか?
あなた
面接の直前に大変申し訳ございません。本日の○時~、面接の機会を頂戴しているのですが、Web面接のご案内が見当たらず…もし、お送りいただいていたら大変申し訳ないのですが、お送り頂けませんでしょうか。
企業
承知いたしました。こちらこそ大変失礼致しました、今、確認したところ○○様へURLのご案内が出来ていなかった様子です。誠に申し訳ありません。すぐにお送りしますので、本日はどうぞよろしくお願いします。

Web面接、やはり事前にURLをもらうことは大切

Zoom                  :https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
Cisco Webex      :https://www.webex.com/ja/index.html
Microsoft Teams:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

色々ツールはありますが、どれを使うかわかっていないと、いきなり直前にURLが来て、そこからアプリのインストールなんてこともやりたくないですね。ZoomやWebexやTeamsはインストール不要なWeb版がありますが、企業によっては、事前にアプリのインストールが必要なツールを使っていることもあるかもしれません。

そのため、企業からの案内任せにしていると、直前でログイン出来ません・ログインまでに手間取るということになりうる可能性もあります。そもそも企業側から事前にしっかりとした案内が欲しいというのもありますが、自衛の意味も込めて、前日には面接の詳細情報を取りにいくことをするのがよいと考えます。

件名:(ご確認)○月○日 ○時~ Web面接URLに関する件(”氏名”)

○○株式会社 ご担当社様
お世話になっております。

○月○日 ○時より面接の機会を頂戴しております、”氏名”です。
面接に際してアプリのインストール等必要な準備があれば事前に対応しておきたいと考え、
性急で恐縮ですが、使用ツールについてや、
Web面接の際のURLの案内等についてご教示頂けたらと思い連絡差し上げました。

お忙しいところ申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

Web面接、何故URLが送られてこないのか

Web面接という新しいスタイルのため、新しいトラブルにも聞こえますが、”対面”の時もあったのではないかと思います、「面接当日の案内がこない」という事象ですね。

ただ、企業側にとっても対面→オンラインになり、これまでとは違う運用となり、まだそれに適応しきれてないところも多いと考えます。これまでは、面接の際に「○月○日 ○時に弊社オフィスまでお越しください」で良かったものが、「○月◯日 ○時にオンラインにて面接を行います」+「オンライン面接のためのURLを発行・連絡しないといけない」という作業が発生していることになります。

・仕組みが整っていない企業においては、採用担当者が全て運用しているとそれだけで労力がかかり、手がギリギリまでまわっていない可能性も十分にありえます。
・忘れてしまっている・漏れてしまっている可能性もあります。
・”あなた”のメールアドレスを誤ってミーティングURLを送っている可能性もあります。
・また、企業側が、当日までに連絡出来ていれば良いだろうというマインドであればギリギリまでやはり案内がこないということもありえます。

”何故URLが送られてこなかったのか”という問いの明確な答えが明らかにならないこともあり、もやもやすることもあるかもしれませんが、それを明らかにしたところであまり利もありません。しかしながら、送られてこないから、送られてこないまま、とせずに、恐縮ながら、大人な対応で、企業側を丁寧にフォローして頂けますと幸いです。

Web面接、臨むにあたっての注意点は?

さて、URLが来たから一安心というわけでも実はなかったりします。Web面接の参加に際して注意しておきたいことは事前チェックも含めていくつかあります。是非、以下も参考にしてみてください。

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さいごに

Web面接、色々なツールが存在していて、企業によって使用しているのも様々ですね。面接慣れしてくると、一通りのツールに遭遇することになるのではないかと思いますが、対面とはことなり思わぬテクニカルなトラブルに遭遇する可能性も十分にあります。しっかりと、準備して万端に望めるよう、Web面接URLも事前入手を試みるのが良いと考えます。

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