就活|内定式、成績証明書・卒業見込証明書の送付・提出の仕方、忘れた場合の対処は?

内定式の当日、ないし前後には各種書類の提出が併せて求められるのではないかと考えます。主な提出が必要な書類とししてあげられるのは、成績証明書・卒業見込み証明書等と考えます。こちらでは、企業にどのように送付をするのか、送付の際の封筒等についていち人事の観点からご紹介したいと思います。

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【前提】まず、内定式とは、内定式の内容は?

内定式は「内定通知」を授与し、「内定承諾」を得ることが企業の目的

内定式の主目的は内定通知・内定承諾書の収集となりますが、その他にも企業としては様々な目的をもって様々なプログラムを用意しています。これは企業それぞれでしょう。

よくある内定式行われることは、

・内定者の自己紹介
・内定者同士の交流を深める何らかのグループワーク
・先輩社員との交流を通した会社理解・人脈形成
・幹部からのメッセージ等を通した惹きつけ・意識向上
・交流を深めるための懇親会
・施設見学会
・TOEIC、適正検査等の何らかのテスト

等々です。

内定者と社員との交流会などでは、内定者から先輩に対しての質問タイミングなども用意されていることがあるでしょう。

【前提】内定式、開催される時期は?

内定式は企業では10月1日(10月の第一営業日)で行われることが多い。

これは、過去は経団連、現在は政府主導によって要請がされている就職・採用活動の日程があり、それに基づき、正式な内定日は卒業・修了年度の10月1日以降と定められているためになります。そのため、企業としては内定者の囲い込みの意味も含めて10月1日に実施をするところが多いです。

もちろん、企業側の都合によって10月初旬、中旬、場合によっては下旬に開催がされる、なんてこともあるでしょう。時期についてはしっかりと企業に確認をすることが必要です。企業によっては内定式の開催はせず、内定通知と内定承諾書の提出を郵送でやりとりのみをするところもあるでしょう。

【前提】内定式が行われる目的は?

内定式の目的は、

・内定を正式に通知するための式典
・内定通知書、承諾書を交わすことによる入社への双方の約束
・入社に向けた意識醸成
・未だ入社を迷っているかもしれない学生への惹きつけ
・内定者同士の交流(絆の形成)
・幹部(役員)等への内定者の周知

等々になります。前述の行われる内容によっても若干その目的は異なってきますが、概ねこの通りと考えます。

内定式、成績証明書・卒業見込証明書は何故必要?

どちらも、まずは”卒業が出来る”ということを企業としてしっかりと把握・担保したいがために提出を求めるものとなります。(ここまでしても土壇場になって卒業直前の1月・2月に卒業が出来ません…ということが発生はするのですが…)

成績証明書に関して

こちらはご存じの通り、大学での単位及び成績が全て網羅されているものになります。そのため、単位取得状況からの卒業見込みがわかることはもちろん、内定者の成績の把握をすることも出来ます。”成績”からはその内定者が学業にどのように取り組んできたかを推し量ることも出来ます。また、企業によっては具体的に、学校で履修をしてきた授業についてまで目を通す企業もあるでしょう。

成績(”評価”)については大学ごとに異なるため、一律に比べることはできませんが、やはり、成績が良い方が、真面目に学業に取り組んできた、勉強が出来る、ということにもなります。

卒業見込証明書に関して

こちらは、大学・大学院等が、所属する学生がその時点以降特段の問題がなければ、予定通り卒業が出来る見込みである、ということを証明するものになります。卒業出来る見込みを学校として証明している文書、という点は成績証明書とは異なる点になります。

内定式、成績証明書・卒業見込証明書は事前送付?当日提出?後日提出?

企業によって提出タイミングは様々です。採用選考の過程の中で内定式よりも前に提出を求める企業もあれば、エントリー時、内定時、とその都度最新のものを求める企業もあるでしょう。また、成績証明書・卒業見込証明書のいずれも提出を求めない企業もあるでしょう。

つまり、企業によるところではありますが、ここでは「内定式」というタイミングで提出を求められるケースを想定します。

この場合、そのパターンは3つ

①内定式までに成績証明書・卒業見込証明書の提出が必要な場合
②内定式当日に成績証明書・卒業見込証明書の提出が必要な場合
③内定式以降に成績証明書・卒業見込証明書の提出が必要な場合

です。

提出期日・方法は企業の指示に従いましょう。

その意図は企業によって色々ありますが、例えば以下です。

①内定式までに成績証明書・卒業見込証明書の提出が必要な場合
正式内定を出すにあたって、企業として成績証明書・卒業見込証明書が必要なため、事前に収集しあらかじめ各内々定者の書類に不備・不足がないことを確認した上で内定出しを行いたいため。

②内定式当日に成績証明書・卒業見込証明書の提出が必要な場合
③内定式以降に成績証明書・卒業見込証明書の提出が必要な場合
あくまで参考資料としての必要書類であるため、内定式当日または後日の回収として、内定出しの後に内容確認を行う。

内定式、成績証明書・卒業見込証明書の取得が期日までに間に合わない!事前取得を忘れてしまった場合は?

前述でも言及しましたが、企業によっては必要書類が揃った上で、正式な内々定または内定とする、と運用をしている企業もあります。そのため、企業によっては必要書類が揃わない限りは”内々定または内定”とならない可能性もあります。連絡もせずに無断で提出期限を超過することは最悪、合格取り消しになってしまう可能性もあります。このような場合出来ることは2点です。

① 提出日迄に間に合わないことを速やかに企業にお詫び・連絡する。
② 速やかに取得出来次第提出をする。

メールでの企業への連絡方法

○○株式会社
採用担当者様お世話になっております。御社より内々定(又は内定)を頂いております、○○大学 ○○と申します。
先般提出の指示を頂きました、成績証明書・卒業見込証明書につきまして、相談があり、メールいたしました。

この度、私の不手際で大学への依頼が遅れてしまい、期限通りの提出が困難な状況となってしまいました。大変申し訳ありませんが、提出を○月○日まで待っていただくことは出来ませんでしょうか。

今度同様のことが無いよう、期限管理は厳格に行なってまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。
=======
○○大学 ○○学部 ○○学科
○○ ○○
TEL:
E-mail:
=======

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電話での企業への連絡方法

あなた
お世話になっております。御社より内々定(内定)を頂戴しております、○○大学の○○と申します。採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか?
企業

はい。採用担当です。

あなた
突然のお電話大変申し訳ありませんが、成績証明書・卒業見込証明書についてお詫びとお願いがあり連絡致しました。今お時間よろしいでしょうか?
企業
はい。いかが致しましたか?
あなた
大変申し訳ないのですが、私の不手際により成績証明書と卒業見込証明書の提出が期限までに間に合いそうにありません…申し訳ありませんが、○月○日まで提出期限を延長いただくことは出来ませんでしょうか。
企業
承知いたしました。必ず○月○日までには提出する様にお願いいたします。
あなた
申し訳ありません。ありがとうございます。今後同様のことが無いよう十分留意してまいりたいと思います。
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内定式、成績証明書・卒業見込証明書の提出の仕方は?【郵送・手渡し共通】

”マナー”なんて…と思われるかもしれませんが、やはり、”マナー”(行儀・作法)はある程度必要です。”どの程度”求められるかは企業や人によって異なりますが、少なくとも…という観点でご紹介いたします。

※もちろこん、この”少なくとも”はいち個人の観点となります。

成績証明書・卒業見込証明書に限らず様々な書類を企業に提出するタイミングがこれからも多々あるかと考えますが、その提出方法にも”お作法”があります。

1 成績証明書・卒業見込証明書は複写(コピー)ではなく原本を必ず用意する

皆さん、感覚的に原本を用意すべきとどことなく思っていらっしゃるとは思います。しかし、一方で何故コピーではいけないのか?と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

企業からすると当たり前すぎてわざわざその様なことまで言及をしていないことが多いのではないかと考えますが、成績証明書・卒業見込証明書はコピーではなく原本の提出が必要です。コピーがダメな理由は2点です。

・複写を利用した改ざんの可能性を排除するため
・コピーは正式文書に足り得ないため

誰もその様なことはしないと考えますが、成績(GPA)の改ざんや単位の改ざん等がコピーでは可能になってしまいます。その様な不正をあらかじめ防ぐためにも企業はコピーを良しとはしません。また、コピーはあくまで原本の複製です。模造品という意味もあります。つまり、”正式”なものではないのです。そのため、コピーは企業に提出するにあたっては不適切であると言えるためです。

2 クリアファイルに入れる

理想はクリアファイルに入れての提出です。紙を裸のまま取り扱うことは、よれたり、汚れたり、破れたり、といっためにあうリスクが高くなります。当然、これもある種マナーですが、相手(企業)に対して、渡すからには出来るだけキレイな適切な状態で提出をする必要があります。クリアファイルに入れて渡すことは、汚れ・よれ・破損から大切な書類を守ることになりますので、是非実践していただきたいと思います。

クリアファイルも”厚め”のものを使用すれば更に安心することが出来るでしょう。

以下、Amazonにて「クリアホルダー 厚口」を探しましたので、宜しければ是非ご用意ください。

内定式、成績証明書・卒業見込証明書の提出の仕方は?【郵送の場合】

1 A4サイズの封筒に入れて送付する

もし郵送での提出となった場合は、A4サイズの封筒に入れて送る様にしましょう。多くの学校で発行される成績証明書・卒業見込証明書のサイズは「A4」と考えます。そのため、それに合ったサイズの封筒を選ぶことが間違いありません。前述の通り、クリアファイルにも入れることになりますので、A4サイズの封筒はでの送付は必須となります。

2 送付状・添え状を入れる

送付状・添え状は学生にとっては中々は馴染みがないものかもしれません。送付状・添え状とは、何か書類を送付する際に、「誰が」「何を」「どれほど」送ったのかを明確に相手に伝えるためのものとなります。添え状なしに書類だけを送ることは、相手によっては”つっけんどん”に感じさせることになります。

添え状(参考)

○○○○年○月○日

○○株式会社
採用ご担当者様

提出書類の送付について

 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、下記の書類を送付いたします。ご査収のほどどうぞよろしくお願い申し上げます。

敬具

送付内容

・成績証明書 1枚
・卒業見込証明書 1枚

以上

〒XXX-XXXX
神奈川県横浜市○○区○○町X-XX
(氏名)○○ ○○
TEL:XXX-XXXX-XXXX
E-mail:XXXXXXXX@XXXXX

3 宛先の「様」と「御中」はしっかりと使い分ける

封筒に宛名を書く際には「様」と「御中」の使い分けを気にするようにしましょう。「様」と「御中」は基本的に、人事部などの部署宛に送る場合は「御中」、採用担当者個人宛に送る場合は「様」となります。

例(御中):株式会社○○ 人事部 御中
例(様):株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様

内定式、成績証明書・卒業見込証明書の提出の仕方は?【手渡しの場合】

この場合、封筒を用意して、送付状・添え状を用意し、宛名を書き…とまでの手間は不要と考えます。但し、”手渡し”ならではの注意点はいくつか存在しますのでご紹介します。

1 書類は両手で渡す

企業側か片手で受け取るかもしれませんが、少なくとも、”あなた”側からはしっかりと丁寧に両手で渡すようにしましょう。社会人になってからは名刺ひとつとっても両手で渡すように教えられることと思います。それと同じで相手に何か書類を渡す際はしっかりと両手で渡しましょう。

2 書類は相手向きに渡す

相手側(企業の採用担当者)は渡された書類をまとめて保管することになるわけですが、もし反対側で渡された場合はその場でないし後ほどそれを整理し直す必要が出てきます。余計な手間をかけることになる、というが一点。

また、そもそも相手に内容を確認してもらうために渡す書類を相手側に向けずに自分側のまま渡すことは相手によっては失礼に受け取られる可能性もありますのでやはり注意が必要です。

細かな話ではありますが、”相手”のことを考え丁寧に対応することを心がけていただければと思います。

内定式、成績証明書・卒業見込証明書の提出、一挙一動、所作が見られている

マナーにまで話が及びましたが、企業は学生(内定者)の一挙一動をそのポイントポイントで見ています。マナーはある種、社会人基礎力とも言えます。これが入社前に体得出来ている人材であればあるほど入社後に期待がされますし、出来ていない人材であればあるほど心配されることになります。

提出方法で述べた様なこと、例えば、書類を準備する際のクリアファイルの有無、なんて簡単な話ではありますが、これを企業の営業マンに置き換えると、顧客に渡す必要がある大切な書類を裸で持ち歩き、裸で渡すのか?と言った話に置き換わります。感覚的にそれはないな、と思ってもらえると良いのですが、そういうことです。

さいごに

成績証明書・卒業見込証明書、実のところはあまり難しく考えずに”丁寧”を心がけてくだれば良いとは考えます。なぜなら、”あなた”はまだ学生であり、社会人としてのビジネスマナーを学ぶのはこれからです。そのため、これらの所作があらかじめ出来ている方が望ましいことは確かではありますが、余程の失礼がない限りは企業からは許容されるものと考えます。

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