【新入社員】有休取得の際の注意点は?連絡はメール?口頭?メール文面は?

会社に入って日が浅いとなかなかお作法的なものにも不慣れで年次有給休暇(有休)ひとつ取るのにも色々と神経を使うのではないでしょうか?新卒で入社直後ともなってくるとなおのこと気を使うのではないでしょうか。取得を言い出し辛いのはもちろん、どうやってとったらいいの?等々心配は尽きないと思います。ここでは、新人の方向けに有休の際に注意すると良いこと諸々について、いち人事担当者としてお伝え出来ればと思います。

まずは就業規則の確認を

まず自社の就業規則を確認しましょう。なぜなら、企業によっては有休の取得に関して「取得予定日の○日前までに申し出ること」と明確に就業規則で定めている会社があるからです。

仕事にもよるでしょうが、シフトなどを組んでいる場合は、事前に有休取得を申し出てもらわないと人の調整がつかない等も起こり得るので、このように就業規則で申し出タイミングを定めている企業があります。規則にはなくとも、いついつまでに申し出ることというのを運用上設けているところもあるかもしれません。

取得の申し出の前にまずはこの点を明確に把握しておく必要があります。

所定の申請方法を確認する

企業によって有休取得の方法については所定の決められた手続きを設けていることもあります。
あなたの会社ではどのような取得・申請方法となっていますでしょうか?

・紙(申請書)での取得申請
・社内システム(勤怠管理システム等)を用いての取得申請
・メールでの申し出を持っての取得申請
・口頭での取得申請

と考えうるパターンはいくつかありますが、所属企業が所定の方法を設けているのであればその方法で申請するというのがまず持って適切な方法となります。

取得希望日に自分がいなくても大丈夫なよう段取っておく

新入社員であればあまり、「あなたがその日にいなければ仕事がまわらない!」なんてことはないかもしれませんが、とは言ってもメンバの一員として、可能な限り周囲に迷惑がかからないように段取って有休を取得することは必要です。あらかじめ、業務の進捗状況や、もし何かの案件で問い合わせがあった際に他の人から最低限回答してもらえるような情報共有等して休みに入れれば、自分も、職場も、問い合わせ元の人も皆安心できます。

上司によっては、「その日休んで大丈夫なのか?A社の案件はどうなっている。」
なんて聞いてくる上司もいるかもしれませんので。

メールの自動返信等をするのもあり
休みに入るにあたって、メールの自動返信を設定しておくのも良いと考えます。

====自動返信メールのサンプル====
本日(○月○日)は大変申し訳ありませんが、お休みをいただいており不在にしております。
何か緊急のことがございましたら、恐れ入りますが、△△宛(080-XXXX-XXXX)にご連絡ください。
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所定の手続きに加え運用上のお作法も要確認

前述の通りそれぞれの企業が定めている方法で取得の申し出を行う必要がありますが、それだけではなく、明文化はされていない職場の運用上のお作法も存在しているケースもあるかと思います。

しっかりと社内の他の人がどのように振る舞っているかを観察・確認しましょう。

例えば…

・毎週の定例チームミーティングで有休取得の際にはチーム全体にも共有している
・基本的に上司に口頭で許可をもらっていて、その後メールもしている
・Outlook等のスケジュール管理ツールに登録している
・自動返信メールは必ず設定する運用にしている

等々会社や職場によって運用は様々かと思います。
このあたりのお作法は、先輩社員にしっかりと聞いておくのが一番良いです。

直前の話であれば口頭でも一報を入れておく。

「明日、有休を取りたいです」なんて急な場合は、まずは口頭でしっかりと会話することを強くお勧めします。メールですと一方的に伝えただけで、上司がいつそのメールを読んでくれるかは上司の状況次第でもあります。前もっての申請が出来ていれば、その後取得日か近づいてきたら上司にも「確認いただけましたか?○日には申し訳ありませんが、有休頂きますのでよろしくおねがいします。」と出来ますが、直前の取得申請をメール等で済ませるのは失礼と考えます。

有休取得の申し出のメールサンプル

件名:X月X日 有給休暇取得のご依頼

○○部長

お疲れ様です。△△です。
恐れ入りますが、X月X日に私用のため、
有給休暇を頂戴出来ないでしょうか。

□□さんにもお話ししており、私が不在の際に
私あてに何か連絡があった際には、□□さんに
一旦対応頂くようお願いしております。
どうぞよろしくおねがいいたします。

△△

ポイントはただ、”休みを取りたいです”ということだけではなく、自分が不在でも大丈夫であるということを伝えることです。そうすれば、上司も「わかりました。ゆっくり休んでください」という気持ちになると思います。

さいごに

新入社員、若手からすると、有給休暇ひとつ取るのも環境によっては一苦労かと思います。私も1年目は今以上に有休は取りづらく感じていました。その理由のひとつには周りの人が有休を取っている様子がほとんどなかったからというのもありますが…。有休もこの最近で、必ず最低5日を取得させることが企業側にも義務として課せられたりと、だんだん取得しやすい状況になりつつありますが、より取りやすくなる世の中になることを切に願います。