【新卒】就活で採用担当に感謝が伝わる内定辞退メールの書き方

昨今はコロナの影響もあり、各社業績も芳しくなく新卒採用の抑制からこれまでの売り手市場から買い手市場に傾いている感じではありますが、それでもまだ新卒の求人倍率は一定程度あり、人によっては内定を複数得たり、多数の選考を受ける中で内定を得て、他社に辞退の連絡をしなければならないというシーンに多くの人が直面するのではないでしょうか。そんな時に、悩むのがどのように連絡したら良いか?という問題です。ここでは、辞退メールについてを紹介します。内定辞退を想定した作りになっていますが

そもそも辞退の方法は?

本記事は、”辞退メール”の書き方についてではありますが、辞退の方法自体はいくつかあると思います。電話、手紙、メール、その他(企業の選考管理ツールを通して)等。

どの手段を取っても間違いではないのですが、まだまだ電話が一番一般的な位置付けかと思います、ただ電話ですと何もエビデンスが残らないため、結局はメールも入れておいてくださいや、企業によっては自社の選考システムで辞退の手続きをしておいてください。等と結局二度手間になる恐れがあります。そういった点では、メールまたは”その他”をお勧めする訳ですが、ここではメールについてご案内をします。

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メールで辞退は失礼・マナー違反ではない?

そう考える企業も一定数まだあるでしょう。企業によっては呼び出してでも詳細を聞きたい、辞退の申し出を撤回させたい、と考える企業もあるでしょう。しかしながら、大量選考・大量採用をする会社ほど、”効率”を求めているのも事実です。そのため、メールでの辞退は失礼でもマナー違反でもありません。

どの様に辞退メールを書いたら良い?

色々なサイトに、近しい辞退メールのサンプルはいくらでもあるかと思いますが、以下のような形が一般的な辞退メールではないでしょうか。

件名:
内定辞退のご連絡(○○大学 △△)

本文:
□□株式会社
採用グループ ××様

お世話になっております。○○大学 △△です。
この度は、内定のご連絡を頂きありがとうございました。
貴社より内定をいただいてから検討を重ねて参りましたが、
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、
この様なお返事となってしまい大変心苦しく思いますが、
何卒ご理解、ご承知いただけますと幸いです。

本来であれば、直接お伺いしお詫びすべきところメールでのご連絡となり
申し訳ありません。
末筆ながら、貴社のこれからのますますのご発展を祈念申し上げます。
=========
○○大学 △△
Email:XXXX@XXXXX
電話番号:
=========

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採用担当に感謝が伝わる辞退メール

ただ、本当にお世話になったと感じる会社であったり、しっかりと感謝の気持ちを込めた辞退のメールにしたい、という方もいらっしゃるかと思います。その際は、前述の辞退メールをベースに以下の観点を盛り込んでもらえると、採用担当者にもその思いが通じると思います。

・何故、辞退するという結論に至ったのかの理由
・辞退をした後、どのような進路に進むかの簡単な説明
(※会社側の一方的な要求としては就職先の企業名が知りたいですが抵抗もあるかと思いますので、メールでそこまでの記載は不要です。)
この二つが織り込まれると良いと考えます。

何故その二つが織り込まれていると良いの?

それはいち採用担当者として辞退理由・辞退後の進路を知りたいと感じているからです。採用担当者も最終的には辞退者の辞退理由や辞退先などを収集し翌年度の採用活動の参考にしていく必要がありますし、内定まで至った学生の辞退であれば、間違いなく内部でも”なんで辞退したの?”と、上司なり面接官から確認を受けるためです。

採用担当に感謝が伝わる辞退メールサンプル(例)

例1 業態の違いからの辞退理由

あなた
~略~
貴社より内定をいただいてから改めて自分が将来どのような仕事に携わりたいかを考えました。貴社はBtoBがメインの事業となりますが、私としてはBtoCの企業にてより顧客(エンドユーザー)に近い企業での仕事がしたいという思いに至りました。そのため、XX業界への就職を決めました。
~略~

例2 自分の望む仕事につける確度からの辞退理由

あなた
~略~
貴社からの内定は大変嬉しく、貴社への思いも非常に強かったのですが、この度は貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。理由としましては、より自分のやりたいことに携わるためです。貴社では配属は配属面談後の決定となり入社までわかりませんが、他社では自分の携わりたい経理・財務職種までの配属確約を頂けていることもあり、この様な結論に至りました。
~略~

例3 自己成長・働く環境的な観点での辞退理由

あなた
~略~
内定のご連絡を頂戴した際に、ZZ社と迷っているお話をさせていただきました。その後、悩みに悩んだのですが大変恐縮ですが、貴社からの内定は辞退させていただき、ZZ社の内定を受諾すると決心いたしました。親身にお話を聞いて頂いたにもかかわらずこの様な結論となりましたこと誠に申し訳ありません。理由としましては、如何に自分自身が成長できるか、仕事を任せて頂けそうかというところで判断いたしました。面接での質問や、先輩社員の方との話を通して、貴社が非常に温かみがあり、仕事もしっかりと丁寧に教えてくださる会社だと理解でき、私にとってもそれは非常に安心して仕事ができる環境であると思いました。一方でZZ社は1年目から任される仕事の裁量が大きく、非常に厳しい環境と聞きました。ただ、その中に身をおくことが自己の成長や将来のキャリアにとって大切と考えたためです。
~略~

まとめ

・辞退連絡はメールで行っても失礼にはなりません。
・辞退先の採用担当者(企業)に感謝の気持ちを伝えるためには、基本となる丁寧な辞退メールはもちろんですが、ただ”辞退”を申し出るだけではなく、メールの中に
ー何故、辞退するという結論に至ったのかの理由
ー辞退をした後、どのような進路に進むかの簡単な説明
が織り込まれているとなお良い。

さいごに

辞退されると採用担当者も人間ですので当然悲しくなります。インターンシップを通してや、説明会や、個別の相談に乗ったりと繋がりがあった候補者からの辞退であればある程悲しくなりますし、残念に感じます。しかしながら、多くの採用担当者は就活生を”応援”している人がほとんどです。そのため、最後にはしっかり心のこもった辞退メールを送っていただければ、他社でも頑張ってくださいね!という気持ちになります。また、辞退メールを送った後採用担当者から電話がかかってくるかもしれません、その際も可能な限り真摯に対応してもらえればと思います。