就活|企業(採用担当者)へのメールの書き方・送り方・返信の仕方(新卒向け)

企業にメールを送る、就活の時期になるとそんな機会も多くなってくるかと思います。メールを受け取る側の採用担当としてよくあるケースを交えて一体どのように企業にメールを送ったら良いのかを説明していきたいと思います。使うメールアドレスから、件名の付け方、宛名・署名の書き方まで、所謂、マナー的なものでもありますが、可能な限り抑えておきたいポイントでもありますので、ぜひ覚えて活用頂ければと思います。

送る前に!使うメールアドレスをしっかり確認

就職活動をする際に良く見受けられるは、
1.大学のメールアドレス
2.就活用に作ったフリーのメールアドレス
3.私用の普段使いのメールアドレス
大きく分けてこの3つに分けられるかと思います。この中で就活において使用するのに一番適切なのは1.大学のメールアドレスです。

もし、2.3.を使用されるのであれば、その際特に注意していただきたいのは2点、
・メールアドレス(アルファベットの羅列)そのもの
・送った時に相手に表示される表示名
です。あまりにも私用使い感の溢れるメールアドレスは就活には適さないのと、表示名が例えば、あだ名等になっているとそれが受けて側(企業側)にも表示され、「この子、大丈夫かな?」という懸念を抱かれてしまいます。

採用担当として、あまりに砕けたメールアドレス、例えば、“love”・”日付“・”イニシャル“が入っている様なかなりプライベート感のあるアドレスには辟易してしまいます。

件名の付け方は、わかりやすく

採用担当者は日々、社内外問わず多くのメールを受信しています。そんな中、内容が分かりづらいメールだと、大量のメールに埋もれ忘れ去られてしまったり、迷惑メールと勘違いされてしまったりして、返事がもらえない可能性があります。そのため、しっかりとタイトルをもってある程度内容がイメージ出来る様、何の件についてなのか、“質問”なのか“相談”なのかetc.、そして、誰からなのかがわかるようにすることも非常に大切です。

NG例

・インターンシップについて
・面接について
・説明会について
・OBOG訪問について
・質問

等、件名だけでは内容がわかり辛く、誰からのメールなのかもぱっとわからないケース。

OK例

・(〇〇大学 △△(氏名))インターンシップへの申し込みに関する質問
・(〇〇大学 △△(氏名))最終面接の日程変更について
・(〇〇大学 △△(氏名))本日の面接の御礼
・(〇〇大学 △△(氏名))OBOG訪問のお願い
・(〇〇大学 △△(氏名))××についての確認
等、件名から、誰からなのか、何の件についてか、内容が質問なのか御礼なのか依頼なのか等がわかることです。

宛名をしっかりと記載する

良く目にするのはせっかくメールを丁寧にくれても宛名がないメール。つまり、いきなり本文を書き進めてしまってそのまま送ってしまっているケースです。推測するに、昨今はLINE等のチャット形式でのコミュニケーションツールが一般化しており、わざわざ宛名を書かずにやり取りをすることが多いが故ではないかと理解していますが、ビジネスメールにおいて宛名は必要です。

NG例

〇〇大学 □□学部 △△と申します。
この度は貴社の説明会の件について質問がありメールさせて頂きました。
…略…

OK例

☆☆会社
人事部 採用グループ ◇◇様

お世話になっております。
〇〇大学 □□学部 △△と申します。
この度は御社の説明会の件について質問がありメールさせて頂きました。
…略…

しっかりと“宛名”が入っている。採用担当者も社内のメールのやり取りで、宛名が入っていることが当たり前の感覚を持っていますので、これが抜けていると、「宛名ないな…」と思ってしまいます。
宛名を書くにあたって必要な情報は①企業名、②部署(所属)、③担当者(氏名)の3点です。それぞれ分かっている場合、分かっていない場合で多少宛名の書き方は変わってきます。

企業名、部署名(所属)、担当者(氏名)が分かっている場合

☆☆会社 ←企業名
人事総務部 採用グループ ←所属
◇◇様  ←氏名

企業名、部署名(所属)は分かっているが、担当者(氏名)が分からない場合

☆☆会社 ←企業名
人事総務部 採用グループ ←部署名
ご担当者様 ←担当者(氏名)

もしくは

☆☆会社 ←会社名
人事総務部 採用グループ御中 ←部署名

企業名、担当者(氏名)は分かっているが、部署名(所属)が分からない場合

☆☆会社 ←会社名
◇◇様 ←担当者(氏名)

となります。

分かっているのが企業名だけで、部署も担当者名もわからない場合

基本的にこの様な場合はないかと思いますが、その場合、やむをませんので、

☆☆会社   ←会社名
採用担当者様 ←”採用”業務担当者宛ということが分かるよう

とそれでも宛名は記載しましょう。

署名をしっかり記載する

極めてレアですが、メールアドレスでは名前がわからない、メール本文でも名乗っていない、署名もない、つまりこのメールは一体だれが送ってきているの?というメールがあります。最早そこまでなると、どこか常識が欠けているのか、メールを受け取る相手のことを考えられない人と思われ、その後のプロセスで“要注意”フラグがたれられても仕方ありません。しっかりと、宛名に続いて、署名の記載も忘れないようにして頂きたいです。

署名では①所属大学、学部、学科 ②氏名 ③メールアドレス ④電話番号(携帯)の4点が記載されていれば問題ないと考えます。メール本文の最後に署名を記載するわけですが、メール本文と署名は「————–」等で区切ると見やすくなりなお良いです。

NG例

★★大学 ◆◆(氏名)

社内同士のメールでは、所属+名前のシンプルな署名でやりとりをしていたりしますが、募集企業とそこへの応募者(就活生)という立場では、まだ身内関係ではありません。これだけでは、署名が軽すぎます。

OK例

――――――――――――――――
★★大学 商学部 商学科
◆◆ ◆◆
Mail:xxxxx@xxxxx
Tel:080‐XXXX‐XXXX
――――――――――――――――

ここまでしっかり記載されていれば、場合によっては採用担当者が電話でコンタクトを取りたいと思った時もスムーズに連絡がつくので完璧です。もし、採用担当が電話をしたいと思った時に、わざわざわシステムなどから該当者を探しにいって電話番号を探す…という手間が省けますので、電話番号がついているのはとても助かります。

メールでは“貴社”を使う

「御社」と「貴社」どちらも聞いたことはあるかと思いますが、話し言葉が「御社」、書き言葉が「貴社」となりますので、企業あてにメールを書く際には、「貴社」を使うようにしましょう。
尚、これが銀行の場合は「御行」「貴行」となったり、学校の場合は「御校」「貴校」であったり、「御社」「貴社」とは異なるケースもありますので、心配になったら一度調べてからメールを書くことをお勧めします。(一般的には所謂、“株式会社”であれば、「御社」「貴社」で良いと考えます。)

まとめ(以上のポイントを踏まえて)

今までのを総合し、簡単にまとめますと、メールは以下の様なイメージとなります。

件名:(〇〇大学 △△(氏名))インターンシップの御礼

☆☆会社
人事総務部 採用グループ ◇◇様

お世話になっております。〇〇大学 △△です。
先日は貴社のインターンシップへ受け入れて頂きありがとうございました。
~略~
インターンシップを通して貴社で活躍したい思いが益々強くなりました。
来月の選考会には是非参加させて頂きたいと考えておりますので、どうぞ宜しくお願い致します。

=======
★★大学 商学部 商学科
◆◆ ◆◆
Mail:xxxxx@xxxxx.xxx
Tel:080‐XXXX‐XXXX
=======

この様な形で来たら、もう特段言うことはありません。
「こちらこそ、どうぞよろしくお願いいたします。」と笑顔で返信出来ます。
サイトによっては、署名には住所もしっかりと書きましょうと紹介されているケースもありますが個人的には住所の記載は不要と考えます。

もし、宛名、署名を間違えたら

気づき次第、お詫びのメールを速やかに入れましょう。

採用担当者の名前、例えば漢字をミスタイプしてしまっていたとしたら、

申し訳ありません。先ほどのメールにおいて、◇◇様のお名前の漢字を誤ってしまっておりました。
お詫びして訂正いたします。
今度同様のことが無いよう注意致しますので、何卒ご容赦の程宜しくお願い致します。

など、連絡をしましょう。

多少間違えたくらいで悪い影響があるわけではありませんが、名前を間違えられた採用担当はメールを受け取った画面の向こうで苦笑いをしています。どうせ覚えられるなら良い印象で覚えられた方が良いので、間違いに気づいたら速やかに、訂正、お詫びの連絡を入れましょう。

ピンチはチャンスで、誤ったまま「失礼だな」と思われて進んでいくよりは、すぐに丁寧なお詫びを入れて「おっ、ちゃんと気づいてすぐにお詫びくれた。しっかりしてる子だな。」と思ってもらえるようにするのが吉です。

企業からのメールへの返信の仕方

基本的には、これまでご紹介したメールの書き方・送り方にそって返信も返していただければ問題ありません。
ここでは、返信の際ならではのポイントについて二つお伝えします。

企業側(採用担当者)がTO・CCに入れてきたその他関係者も含めて全員に返信をすること

”あなた”からメールを出すと、内容に応じて企業側(採用担当者)からも返事が来るでしょう。そのメールに返信をする際、気をつけて頂きたいのは、もし企業側(採用担当者)が誰かをTO・CCに入れて返事をしてきた時は、その人も含めて、”あなた”から返事をしましょう。

企業側としては、そのメールのやりとりを知っておいて欲しい人・共有しておきたい人をTO・CCに入れて送信をしていることとなります。そのため、”あなた”が企業への返信の際に送信者のみに返事をすることで、企業側に手間がかかったり、最終的には”あなた”自身にもリスクがあったりします。

企業側の送信者のみに返事をすることで、
・企業側担当者が内部で関係者に転送をしなければならない手間
・企業側担当者が”あなた”に再度返信をする際に、また関係者を宛先に入れないといけない手間
が発生します。些細なことですが、何度も続くと、企業側担当者としても少しストレスに感じます。

その他にもリスクとして、企業側の担当者が、TO・CCを含めて返信が来るだろうと思い込んでいることで、”あなた”が返信をしても、返事が見過ごされてしまう可能性もあります。

2、3回程度の往復であれば、文章を引用してメールを返信すること

こちらも、宛先と同様にありがちです。

特に日程調整のメール等をしている際によくあるケースですが、過去のメール引用がないために、過去のやりとりの確認が必要な際に、企業側担当者が自身が送ったメールボックスに送信メールを確認しにいったり、”あなた”から送られて来た過去のメールを探しに行かないといけない、という作業です。

メールの往復があまりに多くなってくると、引用文が長くなりそれはそれで煩わしくなってくることもありますが、そこまで何度もやりとりを要さない、2、3度の往復で済むような要件であれば、メールの返信の際には”相手の文章を引用”して返信をしていただけると良いかと考えます。

似たような作業が何名もの学生と発生していることもあり、チリも積もれば…ということでご配慮いただけると助かります。

その他Q&A

メールを送信する時間は何時でもよい?

何時でも、何曜日でも構いません!ただし、相手(企業側)からの返信は平日の就業時間帯(9時〜17時頃)になることを予め念頭においておいてください。

企業とのメールのやりとり、心配ならエージェントもあり

ここまで詳細にご紹介はしてきたつもりですが、そのシチュエーションによって当然メールの書き方は、注意した方が良い点は様々です。なかなかこと細かなことを教えてくれる人・教えることが出来る人もいないかと思います、その場合は、新卒就職活動において、エージェントも併用していくことをお勧めします。就活の悩み事、相談はもちろん、”あなた”にあった会社を紹介してくれます。

Job Spring
丁寧なカウンセリングと学生のキャリアに真剣に向き合ってくれる就活支援会社です。

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企業向け採用コンサルティングも行っているため、 採用担当のホンネを熟知しており、内定イメージを持った企業紹介が可能な就活支援会社です。

さいごに

タイトル、宛名、署名はある程度決まりきった定型のものがありますので是非参考にしていただければと思います。ただ、メールを送る際にあまり重たく考え過ぎる必要はありません。メール上の文面で御社と貴社を間違えてしまったからといって、選考やその後の流れに影響が出るようなことはほぼありません。あまりに常識外れと思われるようなことは論外ですが、たいていのケースは学生ですので多めに見てもらえます。しかも、大抵の企業においてビジネススキルは入社後にしっかりと研修が用意されています。そのため、ひとつひとつ丁寧にやりとりすることを心がけて頂けると良いかと思います。

そして…急ぎの場合はメールではなく電話をしましょう。

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